Burnout Prävention: Stress- und Zeitmanagement durch richtiges Delegieren.

Selber machen oder delegieren? Führungskräfte stehen unter dem ständigen Druck, Ergebnisse zu liefern und gleichzeitig ein ihnen unterstelltes Team zu führen. Diese Aufgabe ist herausfordernd und kann zu einem anhaltend hohen Stressniveau führen, wenn Aufgaben nicht sinnvoll auf die einzelnen Teammitglieder verteilt werden.

Der Gedanke, dass eine Aufgabe nur von Ihnen als Führungskraft selbst am besten erledigt werden kann, ist ein Irrtum. Denn so bleibt oft keine Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, weil Sie sich mit dem Tagesgeschäft selbst überlasten.

Delegieren bedeutet, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an Ihre Mitarbeiter zu übertragen. Es ist eine Form der Arbeitsteilung, denn Ihr Team besteht aus Spezialisten, die bestimmte Aufgaben relativ besser erledigen können, als Sie selbst. Delegieren hilft Ihnen, effizienter und effektiver zu arbeiten und Ihnen Freiräume zu schaffen.

Die Voraussetzungen für richtiges und erfolgreiches Delegieren liegen in den Persönlichkeitsmerkmalen einer Führungskraft. Ihre Führungs- und Sozialkompetenz erfordert ein gewisses Maß an Mut, Charakterstärke, Vertrauen und die Einsicht der eigenen Unzulänglichkeit in spezialisierten Aufgabenbereichen. Je stärker diese Persönlichkeitsmerkmale ausgeprägt sind, desto leichter fällt Ihnen das sinnvolle Übertragen von Aufgaben und Kompetenzen.

Allerdings lässt sich nicht jede Aufgabe an das Team übertragen. Ein wesentlicher Baustein der Selbstorganisation ist das Setzen von Prioritäten für alle anfallenden Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum. Als Führungskraft müssen Sie Ihre Aufgaben im Sinne der übergeordneten Zielerreichung im Blick behalten und entsprechend dieser delegieren oder selber erledigen.

Mithilfe eines einfachen Tools lassen sich alle Aufgaben hinsichtlich Wichtigkeit und Dringlichkeit einordnen. Eine Technik für mehr Produktivität ist die Eisenhower-Matrix (bekannt auch unter: Handlungs-Relevanz-Matrix). Sie besteht aus einer Vier-Felder-Matrix: Eine Achse beschreibt, ob die Aufgabe wichtig oder unwichtig ist. Die andere Achse ordnet die Aufgaben nach ihrer zeitlichen Dringlichkeit: „Eilig“ oder „hat Zeit“. Das bedeutet beispielsweise: Aufgaben, die „wichtig“ und „eilig“ sind, erledigen Sie am besten selbst und noch heute. Aufgaben, die Sie im Quadranten „unwichtig“ und „hat Zeit“ eingeordnet haben, delegieren Sie.

Durch richtiges Priorisieren und sinnvolles Delegieren können Sie Ihr Stressniveau reduzieren und sich auf Ihre wesentlicheren Aufgaben konzentrieren. Damit steigern Sie Ihre Effizienz und schaffen gleichzeitig Freiräume, denn bestimmte Arbeiten werden von dem jeweils besten Spezialisten erledigt. Gleichzeitig fördern Sie die Motivation und Kommunikation Ihrer Mitarbeiter und bauen Ihre eigene Führungs- und Sozialkompetenz aus.